Załącznik nr 2 do Polityki Prywatności Vooom sp. z o.o.

Załącznik nr 2 do Polityki Prywatności Vooom sp. z o.o.

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW VOOOM SP. Z O.O.

Niniejszym informujemy Cię, że przetwarzamy Twoje dane osobowe. Szczegóły tego dotyczące znajdziesz poniżej.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i z kim możesz się w ich sprawie kontaktować?

  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Vooom sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie [1] (dane kontaktowe: ul. Jana Czeczota 9, 02-607 Warszawa), zwanym dalej: Vooom.
  2. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw przez e-mail: iodo@vooom.pl lub pisemnie na nasz adres wskazany w pkt 1.

W jakich celach i na jakich podstawach przetwarzamy Twoje dane osobowe?

  1. Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach

Cel przetwarzania - podstawa prawna przetwarzania:

a) doprowadzanie do zawarcia z nami umowy:

  • w przypadku gdy stroną tej umowy ma być osoba fizyczna: podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO[2]);
  • w przypadku gdy stroną tej umowy ma nie być osoba fizyczna (np. spółka handlowa): nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

b) realizacja zawartej z nami umowy:

  • w przypadku gdy stroną tej umowy jest osoba fizyczna: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w przypadku gdy stroną tej umowy nie jest osoba fizyczna (np. spółka handlowa): nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

c) ewentualne ustalenie / wykazanie przysługujących nam praw, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (tj. cele dowodowe) - nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

d) nawiązanie lub utrzymanie relacji biznesowych - nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

e) przechowywanie dokumentacji księgowej - nasze zobowiązanie do przechowywania dokumentacji księgowej wynikające z prawa podatkowego (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej)

f) przekazywanie informacji handlowych drogą środków komunikacji elektronicznej lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub automatycznych systemów wywołujących - uzyskana od Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

g) optymalizacja naszych produktów /usług / działalności na podstawie uwag na ten temat oraz zainteresowania nimi, a także inne cele analityczne - nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych?

  1. Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom podmiotów:

a) pracownikom i współpracownikom,

b) podmiotom powiązanym i współpracującym,

c) podmiotom obsługującym naszą działalność oraz nasze projekty, w tym pod kątem prawnym, księgowym, audytowym, informatycznym, logistycznym, marketingowym, itp.

Jak długo Twoje dane osobowe są przechowywane?

  1. Twoje dane osobowe przetwarzane są:

a) w związku z zawarciem, realizacją i doprowadzaniem do zawarcia umowy – do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy (okres ten określają przepisy kodeksu cywilnego), a w przypadku wykorzystywania ich w ramach publicznych postępowań prawnych do czasu gdy po ich prawomocnym zakończeniu nie będą przysługiwały nadzwyczajne środki zaskarżenia;

b) w celach dowodowych dla ustalenia istnienia praw lub roszczeń, ich dochodzenia lub przed nimi obrony – do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z tego tytułu (okres ten określają przepisy kodeksu cywilnego), a w przypadku wykorzystywania ich w ramach publicznych postępowań prawnych do czasu gdy po ich prawomocnym zakończeniu nie będą już przysługiwały nadzwyczajne środki zaskarżenia (okres ten określają przepisy kodeksu postępowania cywilnego)do ich prawomocnego zakończenia;

c) w celu nawiązania lub utrzymania relacji biznesowych do czasu zgłoszenia nam żądania ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także żądania ich przeniesienia

d) w związku z przechowywaniem dokumentacji księgowej - do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego związanej z nią transakcji (okres ten określają przepisy Ordynacji podatkowej).

Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

  1. Przysługuje Ci prawo:

a) dostępu do Twoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) do sprostowania (poprawiania) Twoich danych;

c) do usunięcia danych:

jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Twoje dane, możesz zażądać, abyśmy je usunęli;

d) ograniczenia przetwarzania danych:

możesz zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chcesz, żebyśmy je usunęli, bo są Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Ciebie sprzeciwu względem przetwarzania danych;

e) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację - masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej, powinnaś wtedy wskazać nam Twoją szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem, przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Twoich danych są nadrzędne wobec Twoich praw lub też że Twoje dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

f) do przenoszenia danych;

g) do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych:

w każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem;

h) do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć w tej sprawie skargę do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Jak wykonać przysługujące Ci prawa dotyczące danych osobowych?

  1. W celu wykonania swoich praw skieruj żądanie pod dane kontaktowe wskazane w pkt 2. Pamiętaj, przed realizacją Twoich uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Ty to Ty, czyli odpowiednio Cię zidentyfikować.

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

  1. Zawarcie z nami umowy jest dobrowolne. Jednakże podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową jest warunkiem do jej zawarcia, a następnie wykonania – bez podania danych osobowych, nie jest możliwe zawarcie z nami umowy.
  2. U dzielenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych jest całkowicie opcjonalne, a odmowa ich podania nie wpływa na zawarcie lub wykonywanie umowy.

Informacje dodatkowe:

  1. Vooom nie przekazuje i nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych Kontrahenta do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, za wyjątkiem Stanów Zjednoczonych (na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA), co wynika z faktu, że dane Kontrahenta mogą trafić na serwery dostawców aplikacji, oprogramowania i usług IT, znajdujących się w USA.

[1] Vooom Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Jana Czeczota 9, 02-607 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000780959, której sądem rejestrowym jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 5213862774, REGON: 383050863, o kapitale zakładowym 13000,00 zł.

[2] Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).