Załącznik nr 3 do Polityki Prywatności Vooom sp. z o.o.

Załącznik nr 3 do Polityki Prywatności Vooom sp. z o.o.

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW VOOOM SP. Z O.O.

Niniejszym informujemy Cię, że przetwarzamy Twoje dane osobowe. Szczegóły tego dotyczące znajdziesz poniżej.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i z kim możesz się w ich sprawie kontaktować?

  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Vooom sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie[1] (dane kontaktowe: ul. Jana Czeczota 6, 02-607 Warszawa), zwanym dalej: Vooom.

W jakich celach i na jakich podstawach przetwarzamy Twoje dane osobowe?

  1. Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach

Cel przetwarzania - podstawa prawna przetwarzania:

a) realizacja zawartej z nami umowy - niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO[2])

b) zarządzanie i administrowanie personelem oraz organizowanie pracy - nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

c) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników - nasze zobowiązanie wynikające z prawa pracy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy)

d) przechowywanie dokumentacji pracowniczej - nasze zobowiązanie wynikające z prawa pracy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy)

e) ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrony przed roszczeniami (tj. cele dowodowe) - prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

f) przechowywanie dokumentacji księgowej - nasze zobowiązanie do przechowywania dokumentacji księgowej wynikające z prawa podatkowego (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej)

g) optymalizacja naszych produktów /usług / działalności na podstawie uwag na ten temat oraz zainteresowania nimi, a także inne cele analityczne - prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych?

  1. Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom podmiotów:

a) pracownikom i współpracownikom,

b) podmiotom powiązanym i współpracującym,

c) podmiotom obsługującym naszą działalność oraz nasze projekty, w tym pod kątem prawnym, księgowym, audytowym, informatycznym, logistycznym, marketingowym, itp.

Jak długo Twoje dane osobowe są przechowywane?

  1. Twoje dane osobowe przetwarzane są:

a) w związku z zawarciem i realizacją umowy o pracę – wszelką dokumentację osobową w tym stanowiącą podstawę do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (10 lat w zakresie pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31.12.2018 r), a dokumentację płacową przez okres 50 lat od dnia jej wytworzenia (10 lat w zakresie pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31.12.2018 r);

b) w celach dowodowych dla ustalenia istnienia roszczeń, ich dochodzenia lub przed nimi obrony – do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z tego tytułu (okres ten określają przepisy kodeksu cywilnego), a w przypadku wykorzystywania ich w ramach publicznych postępowań prawnych do czasu gdy po ich prawomocnym zakończeniu nie będą już przysługiwały nadzwyczajne środki zaskarżenia (okres ten określają przepisy kodeksu postępowania cywilnego);

c) w związku z przechowywaniem dokumentacji księgowej - do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego związanej z nią transakcji (okres ten określają przepisy Ordynacji podatkowej);

d) na potrzeby przesłania informacji o wynagrodzeniu na prywatny adres e-mail lub udostępnienia danych kontaktowych w wewnątrz firmowym portalu komunikacyjnym – przez okres trwania umowy o pracę chyba, że wcześniej cofniesz swoją zgodę.

Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

  1. Przysługuje Ci prawo:

a) dostępu do Twoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) do sprostowania (poprawiania) Twoich danych;

c) do usunięcia danych:

jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Twoje dane, możesz zażądać, abyśmy je usunęli;

d) ograniczenia przetwarzania danych:

możesz zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chcesz, żebyśmy je usunęli, bo są Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Ciebie sprzeciwu względem przetwarzania danych;

e) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację - masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej, powinnaś wtedy wskazać nam Twoją szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem, przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Twoich danych są nadrzędne wobec Twoich praw lub też że Twoje dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

f) do przenoszenia danych;

g) do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć w tej sprawie skargę do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

h) do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych:

w każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.

Jak wykonać przysługujące Ci prawa dotyczące danych osobowych?

  1. W celu wykonania swoich praw skieruj żądanie pod dane kontaktowe wskazane w pkt 2. Pamiętaj, przed realizacją Twoich uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Ty to Ty, czyli odpowiednio Cię zidentyfikować.

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

  1. Zawarcie z nami umowy jest dobrowolne. Jednakże podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową jest warunkiem do jej zawarcia, a następnie wykonania – bez podania danych osobowych, nie jest możliwe zawarcie z nami umowy.

Informacje dodatkowe

  1. Vooom nie przekazuje i nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych Pracownika do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, za wyjątkiem Stanów Zjednoczonych (na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA), co wynika z faktu, że dane Pracownika mogą trafić na serwery dostawców aplikacji, oprogramowania i usług IT, znajdujących się w USA.

[1] Vooom Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Jana Czeczota 9, 02-607 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000780959, której sądem rejestrowym jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 5213862774, REGON: 383050863, o kapitale zakładowym 13000,00 zł.

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).